De erfenis van het systeem

De erfenis van het systeem

Wellicht herken je het wel in een (apotheek)team: je komt (nieuw) binnen en er is “gedoe”. Je kan daar niet meteen de vinger opleggen, misschien voel je alleen een soort spanning. Als de tijd vordert van je steeds meer op over vroeger. Ligt het niet erg voor de hand om je dan af te vragen of het zinvol is om oude koeien uit de sloot te halen? En hoe zou het zijn om – bij het vee blijvend – wanneer je het verdronken kalf in de put mag leggen en deze mag dempen?

In mijn tijd als interim openbaar apotheker, kwam ik overal in het land. Soms bij ketenapotheken, soms bij zelfstandigen. Ook sprong ik in voor collega’s die ook wel eens met vakantie gingen. Zo ook een aantal jaar geleden toen ik insprong voor een collega die drie weken naar Thailand ging. Aanvankelijk zou ik niet dagelijks langskomen, maar toen ik op dinsdag toch kwam, schrok ik me rot. Het leek wel of met het vertrek van mijn collega, al het cement tussen de bakstenen was weggehaald: het stond op wankelen en instorten. Zowel in werk als in sfeer. Van alle kanten kwam hulp ingevlogen, maar tegelijkertijd hadden we dondersgoed door dat hier meer speelden en dat het onverstandig zou zijn dit nog tweeënhalve week zo te laten sudderen

In pauzes hoorde ik sommige teamleden mopperen op de huidige eigenaar en tegelijkertijd een vorige apotheker idoliseren. Deze man was erg verbonden geweest met zijn medewerkers: ze voelden zich gehoord én gewaardeerd. In zijn toenmalige werk kon deze apotheker zijn ambities niet waarmaken en besloot zijn eigen weg te gaan in overleg met de eigenaar. Een deel van het team nam dit de eigenaar zeer kwalijk: die had de ideale apotheker “weggepest”. Zou het zo kunnen zijn dat het gedrag (9-tot-5-mentaliteit, geen betrokkenheid bij dienstverlening, beperkte verantwoordelijkheid nemen) een “straf” is voor de eigenaar? En wat kan een eigenaar of (andere) apotheker doen om hier een eind aan te maken?

Als je systemisch naar deze casus kijkt, zie je heel veel. Belangrijke principes in een systeem zijn binding, ordening en balans. Als er in een organisatie “gedoe” is, dan is dat bijna altijd terug te voeren op een verstoring van één van deze principes. Je zou kunnen zeggen dat er met de binding van het team iets mis is: horen zij er wel echt bij? Worden zij écht gezien en gehoord? Maar ook in de ordening zijn verhoudingen (ernstig) verstoord: het team vind iets van de beslissingen van de eigenaar. Daarmee plaatst het team zich hiërarchisch boven de eigenaar en hoe gelijkwaardig mensen onderling ook zijn: er zijn ook verschillen en die zijn er niet voor niets. Dit team nam een veel grotere verantwoordelijkheid op zich dan van hen was en tegelijkertijd hadden ze geen toestemming om die verantwoordelijkheid te dragen.

Je zou ook kunnen redeneren dat met het vertrek van de geliefde apotheker niet alleen een werkelijke vacature ontstond, maar ook een systemische vacature. Het team is nog heel erg verbonden met de vroegere apotheker en behalve een (eind)verantwoordelijke professional was hij ook op andere manieren verbonden met het team. Alles bij elkaar zijn er belangrijke systemische lessen te trekken uit dit voorbeeld.

Allereerst is het – voor het systeem – belangrijk om te erkennen wat er is. Zonder oordeel, maar zoals het zich laat zien. Dit is te herleiden naar het principe binding: iedereen hoort bij het systeem en als iemand besluit er niet meer bij te horen dan is dat verdrietig en kan een verlies ontstaan – naast de werkelijke vacature – dat niet volledig erkent is.

Het team voelt dit gemis en wordt in de systemische vacature gezogen, waardoor ze verantwoordelijkheid gaan dragen die niet van hen is, waar ze geen toestemming voor hebben. Dit kost altijd meer energie dat het oplevert en dat is merkbaar voor het hele systeem. Als laatste is er in de balans een eind gekomen aan het geven en nemen tussen de vroegere apotheker en het team. Vermoedelijk was dat goed in evenwicht. Het team voelt dat en het systeem reageert. Als je – mijn eerste punt in gedachte – kan erkennen dat dit er is, kan je het ook afsluiten (dat is iets anders dan negeren of verstoppen). Systemisch geldt: klaar is klaar.

Interesse in training over systemisch werken in de zorg? Klik hier!